○札幌市事務取扱規程
昭和23年10月20日訓令第44号
札幌市事務取扱規程
目次
第１章 総則（第１条―第８条）
第２章 文書の収受（第９条・第10条）
第３章 事務の処理
第１節 事務（第11条―第24条の２）
第２節 条例、規則、告示及び訓令文書の事務（第25条―第27条）
第４章 公文書の発送（第28条―第30条）
第５章 公文書の管理（第31条―第44条）
第６章 補則（第45条―第47条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この訓令は、札幌市公文書管理規則（平成25年規則第４号。以下「規則」という。）その他の規程に定めがあるものを除くほか、市長の権限に属する事務の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
全部改正〔平成12年訓令１号〕、一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
（定義）
第２条 この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 公文書 規則第２条第１号に規定する公文書をいう。
(２) 局 札幌市事務分掌条例（昭和46年条例第40号）第１条に規定する局、会計室、区及びこれらに準ずるものをいう。
(３) 部 札幌市事務分掌規則（昭和47年規則第23号。以下「市規則」という。）第２条第３項の部及び市規則別表３に規定する部に準ずる所並びに札幌市区事務分掌規則（昭和47年規則第24号。以下「区規則」という。）別表１に規定する部並びにこれらに準ずるものをいう。
(４) 課 市規則別表１から別表３まで及び区規則別表１から別表３までに規定する課及びこれに準ずるもの並びにこれらに準ずるものをいう。
(５) 係 札幌市係等設置規程（昭和47年訓令第８号）別表に規定する係等及びこれに準ずるものをいう。
(６) 局長 局の長及びこれに準ずる者をいう。
(７) 部長 部の長及びこれに準ずる者をいう。
(８) 課長 課の長及びこれに準ずる者をいう。
(９) 係長 係の長及びこれに準ずる者をいう。
(10) 文書主管課長 規則第３条第１項に規定する文書主管課長をいう。
(11) 文書管理責任者 規則第３条第２項に規定する文書管理責任者をいう。
(12) 主任 規則第３条第３項に規定する文書主任をいう。
(13) 副主任 規則第３条第３項に規定する文書副主任をいう。
(14) 補助員 規則第３条第３項に規定する文書補助員をいう。
(15) 文書管理システム 公文書の収受、作成、回議、決裁、保存、廃棄その他の管理に関する事務を電子情報処理組織により処理するためのシステムであって、総務局総務課長が所管するものをいう。
(16) 簿冊 札幌市公文書管理条例（平成24年条例第31号）第５条第１項に規定する簿冊をいう。
(17) 簿冊等 札幌市公文書管理条例第５条第２項に規定する簿冊等をいう。
一部改正〔昭和51年訓令５号・53年５号・58年６号・63年４号・平成元年５号・２年１号・３年６号・６年15号・９年４号・７号・11年７号・12年１号・13年１号・16年６号・17年７号・18年７号・８号・19年４号・21年２号・25年１号・31年２号・令和３年７号・４年３号〕
（文書件名簿等）
第３条 各課に文書件名簿（第１号様式）を置く。
２ 前項のほか、文書管理責任者において必要と認めるときは、文書取扱いに関する帳簿を設けることができる。
一部改正〔平成12年訓令１号・18年８号・25年１号〕
第４条 前条第１項に規定するもののほか、秘書課に第１号に定める帳簿を、各部庶務担当課（会計室にあっては、会計管理課）に第２号に定める帳簿を置く。
(１) 寄附受理台帳（第２号様式）
(２) 寄附受理簿（第３号様式）
一部改正〔昭和50年訓令８号・平成元年５号・６年６号・19年４号・25年１号〕
全部改正〔平成６年訓令６号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・11年９号・12年１号・21年２号・25年１号〕
（公文書の記号及び番号）
第６条 各課において文書件名簿に登載する公文書には、記号及び番号を付さなければならない。
２ 公文書の記号は、別に定めるもののほか、札幌市の各課の頭文字を用い、親展文書については、その前に秘の１字を更に加えるものとする。
３ 公文書の番号は、４月１日から翌年３月31日まで一連番号によるものとする。この場合、同一事案に係る公文書については、その事案の完結するまで同一の番号を用いることができる。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成18年８号・25年１号〕
第７条 寄附の申出に対してそれを受理する旨の通知をする場合は、４月１日から翌年３月31日まで一連番号を付して、寄附受理簿に登載の上、これを発送するものとする。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成25年１号〕
第８条 次に掲げる公文書は、主務課において、記号及び番号を付さなければならない。
(１) 許可 申請又は願に対して許可を与えるもの
(２) 認可 申請又は願に対して認可を与えるもの
(３) 承認 申請又は願に対して承認を与えるもの
(４) 免除 申請又は願に対して使用料又は手数料を減額し、又は免除するもの
２ 前項の公文書の記号は、別に定めるもののほか、札幌市の頭文字（区で発する場合は、これに区名を付する。）と許可、認可、承認又は免除の内容による区分文字を用いる。
３ 第１項の公文書の番号は、前項の記号ごとに４月１日から翌年３月31日まで一連番号によるものとする。ただし、これによることが著しく不適当であると文書管理責任者が認めるときは、暦年による一連番号とすることができる。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成12年１号・18年８号・25年１号・令和３年６号〕
第２章 文書の収受
（文書の収受）
第９条 本庁に到達した文書は総務局総務課が、区役所に到達した文書は総務企画課が、その他の庁舎に到達した文書は主務課が、それぞれ収受し、本庁又は区役所に到達した文書は、次に掲げるところにより取り扱わなければならない。ただし、郵便によらずに本庁又は区役所に到達した文書は、主務課において直接収受することができる。
(１) 収受文書（閉披のままで主務課の明らかな普通文書（親展及び入札書の表記のあるものを含む。次号において同じ。）、書留文書及び電報を除く。）は、全てこれを開披し、封皮のあるものにあっては封皮に、封皮のないものにあっては文書の欄外に、市受付印（第１号図）を押さなければならない。ただし、戸籍の届等の書類で封皮のないものには、市受付印を押してはならない。
(２) 普通文書及び電報は、収受後直接主務課に配付する。
(３) 書留文書は、特殊文書収配簿（以下「収配簿」という。）に登載の上、主務課に配付する。
(４) 開披した文書で現金、金券又はこれらに類するもの（以下「金品」という。）を添付した文書は、その封皮に金品添付の旨を記入し、収配簿に登載の上、主務課に配付する。
(５) 訴訟及び不服申立てその他収受の日時が権利の得喪に関する文書は、第１号によるほか、収配簿に到達時刻等を登載の上、その封皮のあるものは、これを添付し、主務課に配付する。
一部改正〔昭和48年訓令２号・53年５号・59年11号・63年４号・平成10年７号・12年１号・13年２号・18年８号・25年１号・令和３年６号〕
（文書の配付）
第10条 前条の規定により文書を配付する場合において、当該文書が２以上の課に関連するときは、その関係の最も深い課に配付しなければならない。
２ 配付を受けた文書で当該配付を受けた課の主管に属しないと認められるものは、速やかに本庁にあっては総務局総務課に、区役所にあっては総務企画課に、それぞれ返付するものとし、各課において相互に授受してはならない。
３ 前２項の場合において、主務課を定め難いときは、文書主管課長の定めるところによる。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成10年７号・12年１号・18年８号・25年１号・令和３年６号〕
第３章 事務の処理
第１節 事務
（公文書の受付）
第11条 第９条の規定により配付を受け、又は直接収受した文書のうち公文書については、文書件名簿に登載するとともに、文書管理責任者の閲覧に供さなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、主任が軽易なものと認めた公文書については、文書件名簿に登載しないことができる。
３ 公文書の処理期限は、特に指定のあるものについては、その指定期限内とし、指定のないものについては、調査等のためその処理に日時を要するもの等特にやむを得ないものを除き、１週間以内とする。
４ 前項の場合において、当該公文書が速やかに上司の閲覧に供さなければならないと認めるものであるとき、又は調査等のため特に日時を要するものであるときは、速やかに上司に供覧しなければならない。この場合において、当該公文書が紙の公文書であるときは、その原本又は写しに「一応供覧」と記載して供覧することとし、重要な公文書で上司の指揮により処理する必要があるものであるときは、自ら報告してその指揮を受けなければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成６年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号・令和３年６号・７号〕
（起案文書の作成及び回議）
第12条 規則第６条第２項本文の規定による事案の決定は、次に掲げるところにより起案文書を作成し、及び回議し、これに決裁を受けることにより行わなければならない。ただし、事案の性質上その他の理由から特に起案文書を作成する必要がないと認められるときは、案その他の作成した公文書の余白に必要事項を記載して、及び回議し、これに決裁を受けることにより行うことができる。
(１) 件名、起案者氏名及び起案年月日を明記すること。
(２) 事案の重要なものは、立案の趣旨を前議として摘記すること。
(３) 立案の経過を知りやすくするため、参考として関係書類又は法規を添付すること。
(４) 文章は簡単平易に、定められた文体で文字は正確に記入しなければならない。
(５) 回議は、電子情報処理組織を利用して電子文書の回議を行う機能を有するシステム（以下「電子決裁システム」という。）により行うこと。ただし、事案の性質等によりこれによることが適当でない場合は、この限りでない。
(６) 回議中の起案文書を加除訂正するときは、当該起案文書に訂正者名を記録し、特に重要な加除訂正については、その理由を記録すること。
２ 前項の回議は、特別の定めのあるものを除くほか、主務の係長、課長、部長、局長及び副市長を経て、市長まで行わなければならない。ただし、会計管理者所管の事務に係る事案の決定については、この限りでない。
一部改正〔昭和48年訓令２号・平成６年７号・12年１号・18年８号・25年１号・31年２号・令和３年７号〕
（決裁区分等）
第13条 起案文書には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を記載しなければならない。
(１) 市長の決裁を受けるもの 市長
(２) 副市長の決裁を受けるもの 副市長
(３) 局長の決裁を受けるもの 局
(４) 部長の決裁を受けるもの 部
(５) 課長の決裁を受けるもの 課
(６) 係長の決裁を受けるもの 係
全部改正〔平成６年訓令７号〕、一部改正〔平成16年訓令５号・18年８号・25年１号〕
第14条 次の各号に掲げる起案文書には、当該各号に定める表示を記載しなければならない。
(１) 議会に提出するものに係る起案文書 議案
(２) 注意を要する起案文書 重要
(３) 急を要する起案文書 至急
(４) 機密文書又は親展文書の起案文書 秘
全部改正〔平成６年訓令７号〕、一部改正〔平成25年訓令１号〕
（起案文書の説明等）
第15条 次に掲げる起案文書の回議を行うときは、起案者が自ら回議先に対して回議がなされていることを連絡し、必要に応じて事案の内容を説明しなければならない。
(１) 注意を要する起案文書のうち特に重要又は異例なもの
(２) 急を要する起案文書のうち特に急を要するもの
２ 機密文書又は親展文書の起案文書の回議を紙により行うときは、封筒に収める等当該起案文書に関する情報の漏えいが生じない方法で提出し、特に慎重な取扱いを要するものについては、起案者が自ら携行しなければならない。
追加〔平成６年訓令７号〕、一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号・令和３年７号〕
（軽易事項等の処理）
第16条 軽易な、又は定例的な事項については、例文を定め、又は帳簿その他適当な用紙に記載して処理することができる。
一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
第17条 訂正を命ずるもの又は軽易な事案の回答で照会文書を保存する必要がないものは、付箋用紙により処理することができる。
一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
（合議）
第18条 他局部課に関連する事案は、その内容につき、それぞれの事務を掌理する課長に合議しなければならない。
２ 前項の規定による合議は、重要な事務処理等に関わるものを除き、なるべく札幌市イントラネット・システム、インターネットシステム、電話又は口頭により行うものとする。
３ 起案文書による合議の順序は、その事案に関し、関連の深い局部課の課長から順次行うものとする。ただし、電子決裁システムにより合議を行う場合にあっては、関連する全ての局部課の課長に同時に合議を行うことができるものとする。
４ 前項の規定にかかわらず、第23条の規定による合議は、最後に行うものとする。
５ 合議を受けた課長は、必要に応じ起案者等に協議の上、その事案を直ちに処理するよう努めるものとする。
６ 合議中の起案文書を加除訂正するときは、当該起案文書に訂正者名を記録し、特に重要な加除訂正については、その理由を記録しなければならない。
全部改正〔平成13年訓令２号〕、一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号・31年２号・令和３年７号〕
第19条 合議事案の内容が、緊急処理を要するため合議のいとまのない場合、又は単に供覧にとどめる主旨のものである場合は、決裁後直ちに連絡し、又は回覧するものとする。
一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
（代決、引上げ決裁及び後閲）
第20条 回議中の起案文書で上司不在等のため代決をした場合又は部下不在等のため引上げ決裁をした場合は、軽易な、又は定例的なものを除き、代決又は引上げ決裁をした者において「後閲」と記録し、起案者は当該不在等の上司又は部下に対して、その起案文書を後閲に供さなければならない。係長又は担当係長が不在等のため副主幹又は主査が処理した場合も、同様とする。
一部改正〔昭和62年訓令５号・平成６年７号・13年６号・18年８号・令和３年７号・５年１号〕
（起案文書の取扱い）
第21条 回議を受けた起案文書は、直ちに処理するよう努めなければならない。
２ 既決の起案文書は、直ちに所定のところへ回議し、又は返戻するものとする。
３ 起案者は、起案文書の行方に留意し、常にその処理状況を把握しなければならない。
一部改正〔平成18年訓令８号〕
（合議先への連絡）
第22条 重要な合議事案に関わる原案につき、これを上司の命により変更又は廃止をした場合及び決裁を受けた場合には、直ちにその旨を合議先に連絡しなければならない。
一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
（総務局長への合議）
第23条 次に掲げる案に関する起案文書は、法制課の係長のうちから事案に応じて法制課長が指定する者、法制課長、行政部長及び総務局長に合議しなければならない。
(１) 条例、規則、訓令及び例規となる告示の案
(２) 議会に提出する文書等（別に定めるものに限る。）の案
(３) 訴訟等に関する案
(４) その他市政に重大な影響を及ぼすと認められる法令又は例規の解釈又は適用の方法に関する案及びこれに準ずるものであって、総務局長が適当と認めるもの
一部改正〔昭和54年訓令６号・62年８号・63年４号・平成元年５号・６年６号・７年７号・10年７号・11年９号・12年１号・16年５号・18年８号・21年２号・22年４号・28年５号・令和６年１号〕
（決裁日）
第24条 決裁が終了した起案文書は、決裁者（紙の起案文書の場合にあっては、起案者）において決裁年月日を記録しなければならない。
追加〔平成25年訓令１号〕、一部改正〔令和３年訓令７号〕
（決裁終了後の起案文書の加除訂正）
第24条の２ 決裁が終了した起案文書の加除訂正は、再度決裁を受けなければ、これを行うことができない。ただし、起案文書の回議を紙により行った場合で、計算違い、誤記その他これらに類する明白な誤りを加除訂正するときで、文書管理責任者の承認を得たときにあっては、この限りでない。
２ 文書管理責任者は、前項ただし書の承認をした場合には、加除訂正した箇所に認印を押し、又は署名するものとする。
追加〔平成31年訓令２号〕、一部改正〔令和３年訓令７号〕
第２節 条例、規則、告示及び訓令文書の事務
（公布伺）
第25条 条例案が議決されたとき、又は規則案の決裁を受けたときは、速やかに当該条例又は規則の公布について発議するための起案文書（以下「公布伺」という。）を作成し、主管課長の決裁を得た後、法制課の係長のうちから事案に応じて法制課長が指定する者及び法制課長に合議し、次に市長の決裁及び署名を受けなければならない。
全部改正〔昭和62年訓令８号〕、一部改正〔平成元年訓令５号・６年６号・11年９号・12年１号・18年８号・21年２号・25年１号〕
（令達番号簿への登載）
第26条 次に掲げる公文書は、法制課（第３号に掲げる公文書で区長名のものにあっては、総務企画課）において、各種類ごとに毎年１月から12月まで一連番号を付して令達番号簿に登載しなければならない。
(１) 条例 地方自治法（昭和22年法律第67号）に基づいて条例とするもの
(３) 告示 一般又は一部に告示するもの
(４) 訓令 各局等又はその長に対して命令通達するもの
全部改正〔昭和62年訓令８号〕、一部改正〔昭和63年訓令４号・平成６年６号・10年７号・11年９号・12年１号・18年８号・21年２号・25年１号〕
（公告等）
第27条 令達番号簿に登載した条例、規則及び告示は、札幌市公告式条例（昭和25年条例第34号）により公告しなければならない。この場合において、公告に用いる公文書は、公布伺（告示にあっては、告示案）と同一内容のものに市長印（告示にあっては、市長印又は区長印）を押印した公文書によるものとし、その掲示期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。
(１) 条例及び規則 公布の日から起算して５日目まで
(２) 告示 公布の日から起算して５日目まで。ただし、法令に別段の定めがある場合は、その期間とする。
２ 令達番号簿に登載した訓令は、訓令先に公文書で通知しなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭で伝達することができる。
３ 第１項の規定により公告した条例及び規則の公布伺は、当該公告後直ちに法制課に引き継がなければならない。
一部改正〔昭和62年訓令８号・63年４号・平成６年６号・11年９号・12年１号・18年８号・21年２号・25年１号・令和３年７号〕
第４章 公文書の発送
一部改正〔平成18年訓令８号〕
（公文書の発送）
第28条 発送を要する公文書は、主務課において浄書校合し、軽易なものを除き文書件名簿に登載の上、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める手続を執るものとする。
(１) 郵送する公文書 必要な包装をし、これに局部課名を明記して主任が取りまとめ、本庁にあっては総務局総務課に、区役所にあっては総務企画課に、その他の庁舎にあっては当該庁舎の公文書の発送を担当する課（以下この号及び次号において「発送担当課」という。）に回送し、回送を受けた総務局総務課、総務企画課又は発送担当課がそれぞれ発送すること。
(２) 庁内における公文書 本庁にあっては総務局総務課で、区役所にあっては総務企画課で、その他の庁舎にあっては発送担当課で、それぞれ配付すること。
２ 前項の規定にかかわらず、文書管理責任者が必要があると認めるときは、当該課において直接発送することができる。この場合において、第30条の規定により総務局総務課長が指定した公文書以外のものは、インターネットメール又は文書管理システムを利用して発送することができる。
３ 前２項の規定にかかわらず、軽易な庁内の照会等は、やむを得ない場合のほかは、書面又は文書管理システムによる発送文書の往復を避け、札幌市イントラネット・システム、電話又は口頭により行うものとする。
４ 電報の発信は、各課が行うものとする。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成２年１号・７年２号・10年７号・12年１号・13年２号・18年８号・25年１号・31年２号・令和３年６号・７号〕
第29条 発送する公文書は、市長名を用いるものとする。ただし、軽易な内容のもの若しくは庁内を往復するもの又はこれらに類するものにあっては、市役所名若しくは区役所名又は副市長名、局長名、部長名若しくは課長名を用いることができる。
一部改正〔昭和63年訓令４号・平成16年５号・18年８号・25年１号〕
第30条 発送する公文書のうち総務局総務課長が指定したものは、公印を押さなければならない。
一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号・31年２号・令和３年７号〕
第５章 公文書の管理
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成18年訓令８号〕
（簿冊への編さん）
第31条 規則第７条の規定に基づき公文書を簿冊にまとめるときは、次に掲げるところにより行うものとする。
(１) 会計年度ごとに相互に密接な関連を有する公文書を１又は２以上の簿冊にまとめることにより行う。ただし、会計年度によることが適当でないものは、暦年ごとにまとめることができる。
(２) 前号の規定にかかわらず、主任（文書管理責任者が文書主管課長と協議の上指定した係にあっては、当該係の副主任。以下同じ。）が必要と認めるときは、複数の会計年度（前号ただし書の規定により暦年によりまとめる場合は、複数の暦年）の公文書を１つの簿冊にまとめることができる。
(３) 文書管理システムを使用して簿冊にまとめることを原則とする。ただし、当該簿冊にまとめることが適当でない電磁的記録については、適切な保管用品を用いて簿冊にまとめることができる。
(４) 前号の規定にかかわらず、紙文書、図面等にあっては、バインダー、フォルダーその他適切な保管用品を用いることができる。
(５) 簿冊には、名称、保存期間、保存期間の満了する日その他必要な事項を表示する。
全部改正〔平成25年訓令１号〕、一部改正〔令和３年訓令７号〕
（文書分類基準表）
第32条 文書管理責任者は、総務局総務課長が定める簿冊等を分類する基準表に、分類を追加し、修正し、又は削除すべき事項があると認めたときは、速やかに総務局総務課長に協議しなければならない。
全部改正〔平成25年訓令１号〕
（簿冊等が完結した日）
第33条 規則第９条第１項の簿冊等が完結した日は、単独で管理する公文書にあっては当該公文書に係る事案の処理が完了した日（以下「処理完了日」という。）とし、簿冊にあっては当該簿冊にまとめるべき公文書がまとめられた場合における当該公文書の処理完了日のうち最も遅い日とする。
２ 前項に規定する公文書の処理完了日は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。
(１) 公示令達に関する公文書 当該公文書が公告され、又は通知され、若しくは通達された日
(２) 契約に関する公文書 当該契約の目的が達成された日
(３) 争訟に関する公文書 当該事件が完結した日
(４) 帳簿類 当該帳簿類閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊されたものにあっては、当該帳簿類から除冊された日
(５) 出納に関する公文書 当該出納のあった日
(６) 電磁的記録を原本とし、かつ、随時又は定期的に更新しながら利用することを目的として作成された公文書 当該電磁的記録の更新が不要となった日
(７) その他の公文書 当該公文書に基づき当該事案の処理が完了した日
３ 出納整理期間中に処理が完了した前年度予算に係る公文書にあっては、前項の規定にかかわらず、同年度の末日を処理完了日とする。
全部改正〔平成25年訓令１号〕
（簿冊にまとめられていない公文書の保管）
第34条 簿冊にまとめられていない公文書（単独で管理する公文書を除く。）は、主任が指定する事務室内の場所に保管しなければならない。
２ 副主任は、前項の簿冊にまとめられていない公文書のうち自らの所管事務に係るものを適正に管理するよう努めるものとする。
全部改正〔平成25年訓令１号〕
（簿冊等の保管）
第35条 主任は、文書管理責任者の指示に従い、前年度又は現年度に完結した簿冊等及び完結していない簿冊等を事務室内の書棚等の適切な保管器具に収納して保管し、常に紛失、盗難等が生じないよう必要な措置を講じなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、電磁的記録である簿冊等にあっては、主任は、文書管理責任者の指示に従い、その内容に応じた適切な場所に保管し、毀損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講じなければならない。
全部改正〔平成25年訓令１号〕
（簿冊等の引継ぎ）
第36条 規則第12条第１項本文の規定による簿冊等の引継ぎは、当該簿冊等の完結した日の属する年度の翌々年度の末日までに、保存期間の満了する日の属する年度が同一の簿冊等ごとに区分して総務局総務課長が指定する文書保存箱に収納して行うものとする。
２ 前項の規定は、規則第12条第２項の規定による簿冊等の引継ぎにこれを準用する。この場合において、前項中「完結した日の属する年度の翌々年度の末日までに」とあるのは、「引継ぎをしようとする年度においてその都度」と読み替えるものとする。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・16年６号・17年７号・18年８号・19年４号・25年１号〕
（文書主管課長の審査）
第37条 文書主管課長は、前条の規定により簿冊等の引継ぎを受ける場合は、編さん及び成冊の適否について審査し、不適当なものがあるときは、主務の主任に対し、その修正又は補完を命じなければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号〕
（文書主管課長の整理）
第38条 文書主管課長は、前条の審査の結果適当と認めるものを文書庫に収蔵し、いつでも閲覧に応じ、又は貸出しを行うことができるように整理しておかなければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号〕
（保存簿冊等の閲覧又は貸出し）
第39条 文書主管課長が保存する簿冊等（以下この条において「保存簿冊等」という。）を閲覧し、又は貸出しを受けようとする場合は、文書主管課長に申し出なければならない。
２ 保存簿冊等の貸出期間は、14日以内とする。ただし、これにより難い事情があると認められるときは、その都度、文書主管課長が定める期間とする。
３ 文書主管課長は、保存簿冊等の適正な管理を行う上で支障があると認めるときは、その閲覧若しくは貸出しを拒否し、又は期間内においても返還させることができる。
４ 閲覧し、又は貸出しを受けた保存簿冊等を紛失し、又は汚損したときは、速やかに文書主管課長に届け出なければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号・令和３年７号〕
（文書庫の管理）
第40条 文書庫は、文書主管課長が管理し、清潔整頓を維持しなければならない。
２ 文書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害に対する処置を講じておかなければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号〕
（文書管理責任者による簿冊等の保存）
第41条 規則第12条第１項ただし書の規定により文書管理責任者が保存する簿冊等については、文書主管課長が保存する簿冊等の例に準じ、適正に管理しなければならない。
全部改正〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号・12年１号・18年８号・25年１号〕
（公文書目録の作成）
第42条 規則第13条第１項の規定による公文書目録の作成は、文書管理システムに簿冊等の情報を登録することにより行わなければならない。ただし、文書管理責任者が必要と認めた場合には、これ以外の方法により公文書目録を作成することができる。
追加〔平成25年訓令１号〕、一部改正〔令和３年訓令７号〕
（簿冊等の移管）
第43条 規則第15条第１項の規定による保存期間を満了した簿冊等の公文書館への移管は、保存期間の満了した日の属する年度の翌年度の９月末日までに行われなければならない。
追加〔平成25年訓令１号〕、一部改正〔平成25年訓令５号〕
（簿冊等の廃棄）
第44条 文書主管課長又は文書管理責任者は、規則第15条第１項の規定により保存期間を満了した簿冊等を廃棄する場合は、必要に応じ、次に掲げる方法による措置（紙の簿冊等を廃棄する場合にあっては、裁断等の適切な措置）を講じなければならない。
(１) 記録を消去し、記録が読み込めない状態にすること。
(２) 電磁的記録が保存されたハードディスクその他の媒体を裁断し、粉砕するなど、その記録が読み込めない状態にすること。
追加〔平成25年訓令１号〕、一部改正〔令和３年訓令７号〕
第６章 補則
追加〔昭和63年訓令４号〕
（非常持出の表示）
第45条 非常の場合に持出しを要する簿冊等は、「非常持出」の赤表示をしなければならない。
追加〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
（事務概況報告）
第46条 課長は、前年度中における事務の概況に関し、次に掲げる事項を事務概況報告書（第11号様式）に記載の上、別に定めるところによりこれを総務局総務課長に提出するものとする。
(１) 儀礼に関する事項
(２) 主要な会議及び行事に関する事項
(３) 主要な事務事業の実績に関する事項
(４) その他特に報告を要すると認められる事項
追加〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成３年訓令６号・18年８号・25年１号〕
（委任）
第47条 この訓令の実施に関し必要な事項は、総務局長が定める。
追加〔昭和63年訓令４号〕、一部改正〔平成18年訓令８号・25年１号〕
附 則
〔昭和年次において当初より制定附則は省略〕
附 則（昭和24年訓令第42号）～附 則（平成21年訓令第２号）
省略
附 則（平成22年訓令第４号抄）
１ この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附 則（平成25年訓令第１号）
１ この訓令は、平成25年４月１日から施行する。
２ 札幌市職員の人事評価に関する規程（平成８年訓令第３号）の一部を次のように改正する。
（次のよう略）
附 則（平成25年訓令第５号）
この訓令は、平成25年７月１日から施行する。
附 則（平成28年訓令第５号抄）
１ この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（平成31年訓令第２号）
この訓令は、平成31年４月１日から施行する。ただし、第２条、第12条及び第18条の改正規定は、公布の日から施行する。
附 則（令和３年訓令第６号）
この訓令は、令和３年４月１日から施行する。
附 則（令和３年訓令第７号）
この訓令は、令和３年７月20日から施行する。
附 則（令和４年訓令第３号）
１ この訓令は、令和４年４月１日から施行する。
２ この訓令の施行の際次の表の左欄に掲げる職にある職員及び部、課又は係に勤務する職員は、別に発令されないときは、それぞれ同表の右欄に掲げる職又は部、課若しくは係に発令されたものとする。
附 則（令和５年訓令第１号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
附 則（令和６年訓令第１号）
この訓令は、令和６年１月４日から施行する。
第１号様式
全部改正〔平成６年訓令７号〕、一部改正〔平成18年訓令８号〕
第２号様式
全部改正〔昭和50年訓令２号〕、一部改正〔平成３年訓令６号・10年７号〕
第３号様式
一部改正〔平成３年訓令６号・10年７号〕
第４号様式
全部改正〔令和３年訓令６号〕
第５号様式から第６号の２様式まで 削除
削除〔昭和59年訓令11号〕
第７号様式
一部改正〔平成３年訓令６号・10年７号・18年８号〕
第８号様式 削除
削除〔平成10年訓令７号〕
第９号様式 削除
削除〔平成10年訓令７号〕
第10号様式 削除
削除〔平成７年訓令２号〕
第11号様式
追加〔昭和52年訓令４号〕、一部改正〔平成10年訓令７号〕